E-faktura leverantörer

Vi arbetar för en effektiv och miljövänlig hantering av leverantörsfakturor.

Elektronisk faktura

Vad en e-faktura ska innehålla

Organisationsuppgifter

Faktureringsadress

Skicka e-faktura i TietoEvry AB

Så här fakturerar du i TietoEvry ABs fakturaportal

Övriga frågor

Elektronisk faktura

Vi tar enbart emot elektroniska fakturor, enligt lag. PDF är inte ett godkänt format.

E-fakturan kan skickas traditionellt i VAN eller som SVE-faktura via vår fakturaväxel TietoEvry AB. Väljer du att skicka din faktura i PEPPOL nätverket, anger du vårt PEPPOL-ID och fakturan skickas då i fakturaformatet PEPPOL BIS BILLING 3.

PEPPOL BIS Billing 3 faktura

Du som använder dig av kommunikation via PEPPOL infrastruktur/PEPPOL-nätverket, det vill säga anger PEPPOL-ID vid fakturering, behöver inte göra någonting i ditt system då byte av Van-leverantörsmottagare sköts per automatik.

SVE-faktura

Du som skickar SVE-faktura till oss, det vill säga anger GLN-nr vid fakturering, behöver kontakta din Van-leverantör samt byta mottagre i ditt system till TietoEVERY AB.

För att din faktura ska gå att läsas in hos oss behöver du skriva in i orderraden vad kunden har köpt från dig. Det gör du i tagg <cac:Item/> som inte får lämnas tom.

Andra alternativ för VAN-tjänst

Du som inte e-fakturerar idag finns det oftast möjlighet att komma igång med e-fakturering via befintliga affärssystem/ekonomisystem. Kontakta din systemleverantör om förutsättningarna för detta.

Om du inte har ett affärssystem som möjliggör elektronisk fakturering och/eller endast skickar ett fåtal fakturor om året kan du använda dig av TietoEVRYs fakturaportal. Där kan du kostnadsfritt registrera och fakturera upp till 100 fakturor om året. För att du som leverantör ska kunna fakturera måste du skapa ett konto i TietoEvry AB.

Vad en e-faktura ska innehålla

E-fakturan kan skickas traditionellt i VAN eller som SVE-faktura via Gavle Drift & Service fakturaväxel TietoEvry AB. Väljer du att skicka din faktura i PEPPOL nätverket, anger du vårt PEPPOL-ID och fakturan skickas då i fakturaformatet PEPPOL BIS BILLING 3.

Fakturan ska innehålla följande uppgifter

  • Namn (mottagare/säljare)
  • Organisationsnummer (mottagare/säljare)
  • Kundnummer
  • Ordernummer
  • Referensnummer - Beställaren uppger vilken referens som ska anges på fakturan.
  • Avtalsnummer*
  • Belopp inklusive och exklusive moms
  • Adress
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Plus- eller bankgiro
  • FE-nr - FE-numret placeras i adressfältet under bolagsnamnet. FE-numret består av FE följt av mottagarens organisationsnummer.

* Avtalsnummer skrivs i fältet contract reference.

Organisationsuppgifter

Bolagsnamn

 

Gavle Drift & Service AB

Organisationsnummer

 

556935-6875

GLN-nummer

 

7365569356870

 PEPPOL-ID

 

0007:5569356875,
0088:7365569356870

Faktureringsadress

Gavle Drift & Service AB
FE 5569356875
Box 954
801 33 Gävle

Skicka e-faktura i TietoEvry AB

Om du inte har möjlighet att skicka e-faktura via ditt affärssystem, erbjuds en tjänst där du manuellt kan registrera dina fakturor kostnadsfritt via TietoEvry AB.

För att du som leverantör ska kunna fakturera måste du skapa ett konto i TietoEvry AB.

Skapa nytt konto i TietoEvry AB

Du loggar in på https://bix.tieto.com/einvoiceweb/engine

  1. Klicka på ”New User”.

  2. Välj ”Supplier Web Application” och klicka på ”Register here”.

  3. Klicka på ”Invoice Receiver Information” och  därefter ”Invoice receiver identifier” där du skriver in fakturamottagarens namn, det vill säga Gävle kommun.

  4. Under ”Invoice Sender Information” gör du följande steg:

  • Klicka på ”Invoice sender identifier” och fyll i organisationsnummer på ditt företag.
  • Klicka därefter på ”Scheme-id for sender identifier” och ”9955 Swedish-id for sender Company” där du skriver in ditt bolagsnamn, adress, postnummer, stad samt land.
  • Under ”Contact person” fyller du i för- och efternamn, e-postadress (dit loggningsuppgifterna ska skickas till) samt telefonnummer.
  • Därefter klickar du på ”Legal note” och bockar i ”I agree to the terms and conditions mentioned in the legal notice” och sedan på ”Submit”.

Du kommer få inloggningsuppgifter skickat till den e-postadress som du har angett, vilket kan ta 1-2 dagar efter att TietoEvry AB har verifierat uppgifterna.

Beskrivningar om hur du skapar en faktura hittar du i tjänsten när du är inloggad på ditt konto.

Så här fakturerar du i TietoEvry ABs fakturaportal

Logga in

  1. Gå in på följande länk: https://bix.tieto.com/einvoiceweb/engine

  2. Välj Login

  3. Ange de användarnamn och lösenord du tidigare fått från TietoEvry.

  4. Språk – här kan du välja det språk du vill att tjänsten ska ha. Svenska, finska eller engelska.

  5. Tryck sedan på LOGIN.

Skapa fakturaprofil – E-Invoice Webs startsida

För att skapa en faktura i portalen krävs en egen fakturaprofil. Denna profil skapas vid första faktureringstillfället. När din profil är skapad finns den kvar i systemet för senare faktureringstillfälle. Profilen innehåller uppgifter om ditt företag, kontouppgifter och momsinformation.

För dig som leverantör går det att ha max två olika profiler vid behov.

För att skapa en fakturaprofil:

1. Klicka på fliken fakturaprofil – skapa ny fakturaprofil. Fyll i följande steg:

  • Profilnamn – Ange valfritt namn på din profil.
  • Bolagsnamn – Namnet på ditt bolag alternativt koncernnamn för hämtning av info.
  • E-adress – Info hämtas från ditt konto, organisationsnummer exempelvis.
  • Organisationsnummer – Företagets organisationsnummer. Info hämtas från ditt konto.
  • Företagsnamn – Valfritt (namnet på ditt företag)
  • Gatuadress – Företagets adress
  • Postnummer – Företagets postnummer
  • Stad – Staden företaget verkar i.
  • Land – Välj Sweden.
  • Valuta – Välj SEK.

2. Kontouppgifter

För kontonummer:

  • Välj typ – IBAN eller BBAN
  • BICkod – Ange din banks BIC-kod (den hittar du i din internetbank eller på hemsidan)
  • Bank – Ange namnet på din bank som inbetalningen ska skickas till.
  • Kontonummer – Ange clearing nummer och kontonummer eller BG/PG

För bank- eller plusgiro:

  • Välj typ – Bank- eller plusgiro
  • BICkod – Fylls i per automatik
  • Bank – Ange namnet på din bank som inbetalningen ska skickas till.
  • Kontonummer – Ange ditt bank- eller plusgiro (för både och: välj lägg till för att skapa en till rad.)

3. Momsregistreringsinformation

  • Moms måste anges – Klicka i JA (om du ej är momspliktig – välj NEJ)
  • Momsnummer – Ange ditt företags momsregistreringsnummer.

4. Gå till ”mina inställningar” och fyll i följande steg

  • Kontaktperson – Ange den kontaktperson som kund kan kontakta vid behov.
  • E-post – Ange företagets e-postadress
  • Telefonnummer– Ange företagets telefonnummer
  • Företagets hemsida – Valfritt
  • Klicka på spara

Skapa kundfaktura

Under fliken kundfakturor finns en översiktsbild över dina tidigare skickade fakturor. Vid ny användare är denna sida tom fram till din första faktura.
För att skapa en faktura finns två val. Antingen skapa en helt ny eller återanvända en som du redan skickat tidigare. Vid återanvändning gäller det att justera så att den nya fakturan blir anpassad och korrekt, läs mer om hur du gör längre ner.

Skapa ny faktura

1. Flik 1. Utställar- och mottagarinformation – Fakturautställarinformation
Fyll i följande steg:

  • Fakturaprofil – Välj den fakturaprofil du tidigare skapat. Din information kommer automatiskt fyllas i.
  • Välj publika mottagare under mottagare. (Det går även att fylla i manuellt om listan inte skulle fungera)
  • Bolagsnamn – Skriv Gavle Drift & Service och sök.
    – Om mottagare inte finns med i listan välj ”nästa” längst ner så kommer fler mottagare fram.
  • Välj mottagare Gavle Drift & Service AB.
    -När mottagare valts slussas du tillbaka till mottagarinformation där mottagarnamn, e-post och operatör fylls i automatiskt.

Följande fält ska vara ifyllda: 

  • Mottagarnamn – Gavle Drift & Service AB
  • E-adress – 5569356875
  • E-adress schema ID– ISO-6523
  • E-adress schema ID kod – 0007 organisationsnummer
  • Operatör – Tieto (mottagaren VAN-leverantör)
  • Kontaktperson (Valfritt, exempelvis namn på beställaren)
  • Språkkod – Ange SE för svenska
  • Gatuadress – BOX 954 (mottagarens adress)
  • Postnummer – 801 33 (mottagarens postnummer)
  • Stad – Gävle (mottagarens stad)
  • Land – Välj Sverige
  • Klicka på Ytterligare mottagarinformation – skriv in Gavle Drift & Service momsregistreringsnummer SE556935687501
  • Kryssa i rutan ”Spara mottagarinformation i min lista”

2. Flik 2 – Fakturadetaljer
Fyll i följande steg:

  • Fakturanummer – Ange ditt företags fakturanummer.
  • Datum för utfärdande – Ange fakturadatum (dagens datum)
  • Förfallodatum – Ange förfallodatum då fakturan ska betalas. (30 dagar framåt)
  • Fakturavaluta – Välj SEK
  • Bokföringsvaluta – Välj SEK
  • Fakturatyp – Välj debet eller kredit beroende på vilken typ av faktura som du vill ställa ut.
  • Betalningsvillkor – Ange 30 dagar.
  • Fritext – Här skriver du in eventuell specifik information som beställaren gett dig. Det kan vara en text eller en bokföringskod etc.
  • Betalningsreferens – Här fyller du i ev. OCR nr eller annan betalningsreferens.
  • Fakturamottagare – Eventuellt namn som du har fått av beställaren.

Tryck dig vidare på fliken ”referensinformation” längst ner på sidan och fyll i följande fält:

Köparens referens – Ange den referens som du har fått från beställaren. Gå vidare upp på sidan och tryck ”nästa”.

3. Flik 3 – Fakturarader
Skriv in de artiklar som fakturan avser med respektive momssats. Man kan lägga till fler fakturarader samt lägga till ytterligare detaljer per rad.
Fyll i följande steg:

  • Artikelnamn – Ange produktnamn på varan/tjänsten.
  • Antal – Ange antalet produkter på denna vara-/tjänst.
  • Enhet – Ange ”st” exempelvis.
  • Bruttopris per enhet – Ange styckepris på varan/tjänsten inklusive skatt.
  • Momskategori – Ange S Standard. Är du momsbefriad ange E-Exempt from tax. För dig som fakturerar med omvänd byggmoms ange AE VAT Reverse charge.
  • Moms % – Ange moms. Vanligast är 25%. Är du momsbefriad så är detta för ifyllt när du valt momskategori E-Exempt fr.
  • Kontrollera att beloppen stämmer om de inte gör det klicka på ”Räkna om”.
  • När du är klar klicka på nästa.

4. Flik 4 – Bilagor

  • Tryck på Bläddra, markera filen i din dator och lägg till
  • Ange vilken typ av bilaga – Fakturabild eller Bilaga
  • Beskrivning – Valfritt
  • När du är klar klicka på nästa.

5. Flik 5 – Förhandsgranska faktura och skicka

  • Granska faktura och tryck sedan på skicka
  • Bekräftelse på att fakturan skickats
  • Slussas tillbaka till startsidan.

Återanvänd en redan skickad faktura

Om du redan har skickat en faktura via systemet har du möjlighet att kopiera och återanvända. Många fält blir då automatiskt ifyllda.

  • Gå in på fliken kundfakturor och klicka på kopiera.
  • Gå in på alla fyra flikar och ändra så att uppgifterna stämmer överens med den nya fakturans innehåll. Exempelvis fakturanummer, datum, varor och tjänster, bilagor med mera.
  • Förhandsgranska under flik 5 innan du trycker på skicka.

Skapa kreditfaktura

Om du vill göra en kreditfaktura på en redan skickad faktura kan du kopiera debetfakturan.

  • Gå in på fliken kundfakturor och skickade fakturor.
  • Leta upp berörd debetfaktura och klicka på kopiera.
  • Under flik 2 (fakturadetaljer) ändrar du till fakturatyp kredit.
  • Klicka dig till flik 5 och förhandsgranska fakturan innan du trycker på skicka.

Du kan också skapa en ny kreditfaktura. Se skapa kundfaktura.

Övriga frågor

Kontakta vår Kundservice på telefonnummer 026-17 82 00 eller skicka e-post till info@gavledriftservice.se

Sidan uppdaterades senast 31 maj 2023